Резервацията е административна задача. Управлението на бизнес пътуванията е управленски процес.

В началото организацията на командировките изглежда сравнително проста. Един служител резервира самолетен билет, друг избира хотел, трети организира транспорта на място. Докато пътуванията са малко и сравнително лесни за планиране, този модел обикновено работи.

Затова много организации приемат, че щом резервациите се случват успешно, няма необходимост от промяна.

Но има един въпрос, който рядко си задават:

Управляваме ли бизнес пътуванията си или просто успяваме да организираме всяко следващо поотделно?

 

Резервацията приключва с издаването на билета. Управлението започва след това.

Да бъде закупен самолетен билет не означава, че е взето най-доброто решение.

Всяка командировка поставя въпроси, които излизат далеч извън самата резервация:

• Подходящ ли е избраният маршрут?
• Отговаря ли тарифата на целта на пътуването?
• Какви са условията при промяна?
• Какъв е рискът при отменен или закъснял полет?
• Как ще се отрази едно непредвидено събитие върху бизнес срещата или проекта?

Това вече не са въпроси, свързани с покупката на билет. Това са решения, свързани с управлението на риска, времето и корпоративните разходи.

Именно затова все повече организации въвеждат принципите на Corporate Travel Management, при които фокусът не е върху отделната резервация, а върху цялостното управление на процеса.

 

„Всеки може да резервира самолетен билет“ – една от най-разпространените заблуди

Днес почти всеки може технически да направи онлайн резервация.

Но това не означава, че всеки може професионално да оцени:

• ограниченията на тарифата;
• надеждността на маршрута;
• времето за прекачване;
• възможностите при промяна;
• потенциалните рискове за изпълнението на служебния ангажимент.

Проблемът не е в компетентността на служителите.

Те са специалисти в собствените си области.

Проблемът възниква тогава, когато организацията очаква от тях да вземат специализирани решения в сфера, която не е част от тяхната професионална експертиза.

 

Най-ниската цена невинаги означава най-нисък разход

Една от най-често срещаните заблуди е, че ако командировките се организират от вътрешен служител, компанията автоматично спестява средства.

На пръв поглед логиката изглежда проста – няма външна такса за обслужване.

Но подобно сравнение отчита само цената на билета.

То не отчита:

• времето, което служителят отделя за търсене и сравняване на варианти;
• стойността на работното време, през което не изпълнява основните си задължения;
• риска от избор на неподходяща тарифа;
• допълнителните разходи при промени;
• липсата на последователност при вземането на решения.

В практиката не са рядкост ситуации, в които организацията смята, че спестява средства, а всъщност прехвърля скрити разходи към собствените си служители и процеси.Подобен подход обаче често сравнява единствено цената на самолетния билет, без да отчита общата стойност на командировката за компанията.Често причината не е липсата на желание за оптимизация, а отсъствието на ясни правила, които да определят кога цената е водещ критерий и кога по-гъвкавите условия са по-доброто бизнес решение.

 

Личните предпочитания не са корпоративна политика

Когато липсват ясни правила, всеки организира командировката според собствената си логика.

Един предпочита конкретна авиокомпания.

Друг избира най-ниската цена.

Трети търси най-краткия маршрут.

Четвърти използва платформата, с която е свикнал.

Всички тези решения могат да бъдат добронамерени.

Но те не означават, че компанията следва обща политика.

Личните предпочитания не могат да заменят предварително определените критерии за вземане на решения.

Когато различни хора организират сходни командировки по различен начин, организацията започва да зависи от индивидуалната преценка, а не от предварително определени правила и корпоративна политика за пътувания.

Управлението започва с критерии, а не със софтуер

Много компании смятат, че управлението на бизнес пътувания означава внедряване на нова система.

Всъщност то започва много по-рано.

Започва с ясни отговори на въпроси като:

• Кога най-ниската цена не е най-доброто решение?
• Кога е оправдано да се избере по-гъвкава тарифа?
• Как се оценява рискът при различните маршрути?
• Кой взема окончателното решение?
• Какви са критериите за избор при сходни командировки?

Едва след като тези принципи бъдат определени, технологиите, вътрешните политики или външният партньор могат да ги подкрепят.

 

Заключение

Организацията на бизнес пътуванията не се превръща в управленски процес, когато компанията започне да пътува повече.

Тя се превръща в управленски процес тогава, когато решенията престанат да зависят от човека, който прави резервацията, и започнат да следват предварително определени критерии.

Добре организираният процес не отнема контрола от компанията. Напротив – той създава ясни правила, които позволяват на всички участници да вземат последователни решения и да използват ресурсите по-ефективно.

Целта е всяко решение да бъде взето по едни и същи професионални критерии, независимо кой участва в организацията на командировката.

 

Въпрос за размисъл

Ако утре трима различни служители трябва да организират една и съща командировка, ще следват ли една и съща логика, защото компанията има ясни критерии, или ще направят три различни резервации, защото всеки разчита на собствената си преценка?