Как да измерим дали една Travel Policy работи? | Анализ на корпоративните пътувания | REVERIE

Повечето компании знаят колко харчат. Малко знаят защо.

Защо анализът на разходите е по-важен от самия размер на бюджета за корпоративни пътувания.

Почти всяка организация може да изчисли годишния бюджет за командировки.

Значително по-малко компании могат да обяснят какво всъщност формира този разход.

Защо една командировка струва повече от друга?

Защо някои полети постоянно се резервират в последния момент?

Колко струват промените по вече издадени билети?

Колко средства се губят заради липсата на навременно одобрение?

Тези въпроси изглеждат оперативни.

Всъщност те са управленски.

Защото когато организацията не познава причините за своите разходи, тя трудно може да ги управлява ефективно.

 

Цената на самолетния билет рядко е истинският проблем

Как вътрешните процеси в организацията влияят върху крайната цена на всяка командировка.

Когато разходите за командировки започнат да растат, първата реакция често е насочена към цената на самолетните билети.

Започва търсене на по-евтини тарифи, нови доставчици или по-строги ограничения.

В много случаи обаче билетът е само крайният резултат от процес, който е започнал много по-рано.

Късно взето решение.

Продължително вътрешно одобрение.

Няколко промени в графика.

Липса на ясна процедура кой взема окончателното решение.

Всяка една от тези ситуации увеличава разходите, но нито една не е причинена от авиокомпанията.

 

Разходите показват симптомите. Процесите показват причините.

Защо анализът трябва да търси причините за оскъпяването, а не само да отчита крайния разход.

Организациите често анализират крайната стойност на командировката.

По-рядко анализират как е достигнато до нея.

Например:

Компания резервира десетки полети годишно до една и съща дестинация.

Средната цена постепенно се увеличава.

Първата реакция е:

"Самолетните билети поскъпнаха."

След по-задълбочен анализ се оказва, че през последната година повечето резервации се извършват три или четири дни преди отпътуването вместо три седмици предварително.

Пазарът не се е променил толкова значително.

Променил се е вътрешният процес.

 

Решенията в последния момент имат своя цена

Как забавените одобрения, късните заявки и липсата на предварително планиране увеличават разходите и ограничават възможностите за избор.

Всяка организация понякога се сблъсква със спешни пътувания.

Проблемът възниква, когато спешността се превърне в правило.

Последният момент почти винаги означава:

• по-високи цени;
• по-малък избор на полети;
• по-неподходящи часове;
• повече промени;
• по-високо натоварване за служителите.

Истинският въпрос не е защо билетът е бил скъп.

Истинският въпрос е защо организацията е стигнала до необходимостта да го закупи толкова късно.

 

Всяка промяна има скрита цена

Как промяната на вече издадени самолетни билети влияе не само върху бюджета, но и върху организацията на цялото пътуване.

Промяната на самолетен билет рядко означава само такса за преиздаване.

Тя може да доведе до:

• по-висока тарифа;
• промяна на хотелска резервация;
• допълнителни трансфери;
• загубено работно време;
• административна обработка;
• нарушена програма на срещите.

Когато тези разходи не се анализират, организацията вижда само отделните плащания, но не и тяхната обща причина.

 

Въпросите, на които ръководството трябва да може да отговори

Кои са най-важните управленски въпроси, чрез които може да се оцени ефективността на процесите по корпоративни пътувания.

Добре управляваната Travel Policy позволява бързо да се отговори на въпроси като:

• Колко командировки са резервирани в последния момент?
• Колко средства са изразходвани за промени по вече издадени билети?
• Кои направления генерират най-много извънредни разходи?
• Кои вътрешни процеси най-често водят до оскъпяване?
• Къде организацията губи време, а не само пари?

Ако тези въпроси нямат ясен отговор, вероятно организацията управлява разходите реактивно, а не стратегически.

 

Една добра Travel Policy не намалява просто разходите

Защо основната ѝ роля е да подпомага по-доброто планиране, по-бързите решения и по-ефективното управление на корпоративните пътувания.

Нейната истинска стойност е друга.

Тя показва защо тези разходи възникват.

Когато причините са ясни, организацията може да подобри процесите си.

Тогава оптимизацията не идва чрез по-строги ограничения, а чрез по-добро планиране, по-бързи решения и по-ефективна координация между отделите.

 

Заключение

Защо успешната Travel Policy не се измерва единствено с размера на бюджета, а със способността на организацията да разбира причините зад своите разходи.

Разходите за корпоративни пътувания са лесни за измерване.

Много по-трудно е да бъдат разбрани.

Организациите, които анализират само крайната цена на командировките, често се опитват да намалят симптомите.

Организациите, които анализират причините зад тези разходи, подобряват процесите, ограничават ненужните промени и вземат по-информирани управленски решения.

Именно затова една ефективна Travel Policy не трябва да отговаря единствено на въпроса „Колко харчим?“

Тя трябва да помогне на организацията да разбере:

„Защо харчим точно по този начин?“