Duty of Care – защо безопасността на служителите е част от управлението на корпоративния риск

Когато една командировка се превърне в риск за бизнеса

В повечето организации командировките се възприемат като добре познат процес. Резервира се самолетен билет, избира се хотел, издава се застраховка и служителят отпътува.

Тази последователност създава усещане за контрол. В действителност обаче тя осигурява единствено организацията на пътуването, но не гарантира управлението на риска.

Съвременната бизнес среда поставя компаниите пред предизвикателства, които трудно могат да бъдат предвидени – внезапни промени в транспортната инфраструктура, политическа нестабилност, природни бедствия, здравни инциденти, стачки, прекъснати комуникации или ограничения за пътуване.

При подобни ситуации въпросът вече не е дали резервацията е направена успешно.

Въпросът е дали организацията е подготвена да защити своя служител и едновременно с това да запази непрекъсваемостта на бизнес процесите.

Именно тук започва истинският смисъл на Duty of Care.

Duty of Care не е услуга. Това е управленска отговорност.

Една от най-често срещаните заблуди е, че Duty of Care е функция на отдела "Пътувания" или на туристическата агенция.

Всъщност това е принцип на корпоративното управление.

Организацията носи отговорност не само за осигуряването на условия за пътуване, а и за способността си да реагира, когато възникне непредвидена ситуация.

Следователно Duty of Care не трябва да се разглежда като отделна процедура, а като част от системата за управление на корпоративния риск.

Компаниите, които подхождат по този начин, не разчитат единствено на късмета или на добрата организация. Те изграждат процеси, чрез които могат да вземат информирани решения дори при криза.

Рискът започва много преди излитането

Повечето извънредни ситуации не възникват по време на самия полет.

Те са резултат от недостатъчна предварителна подготовка.

Преди всяко международно бизнес пътуване организацията следва да си зададе няколко ключови въпроса:

• Познаваме ли актуалната обстановка в държавата?
• Подходящ ли е избраният маршрут?
• Съществуват ли ограничения за транзит или влизане?
• Разполага ли служителят с необходимите документи?
• Има ли предварително определен план за реакция при инцидент?
• Знае ли служителят към кого да се обърне при необходимост?

Колкото по-рано бъдат поставени тези въпроси, толкова по-малка е вероятността една непредвидена ситуация да прерасне в организационна криза.

Когато кризата настъпи, вече е късно да се създават правила

Нито една компания не очаква служител да остане блокиран на летище след масови отменени полети.

Никой не планира загубен паспорт в чужбина.

Никой не очаква внезапно затваряне на въздушното пространство или природно бедствие.

Именно затова ефективното управление на риска се изгражда предварително.

Добрата организация не се измерва с това колко рядко възникват проблеми.

Тя се измерва с това колко бързо и координирано компанията успява да реагира, когато проблемите вече са факт.

Duty of Care е част от Business Continuity

Често безопасността на пътуващите служители се разглежда като отделна тема.

На практика тя е пряко свързана с непрекъсваемостта на бизнеса.

Всеки сериозен инцидент по време на командировка може да доведе до:

• прекъсване на важни проекти;
• забавяне на преговори;
• финансови загуби;
• репутационен риск;
• правни последици;
• загуба на доверие сред служителите.

Поради тази причина водещите международни организации вече разглеждат Duty of Care като естествена част от своите политики за Business Continuity и Enterprise Risk Management, а не като самостоятелен административен процес.

Каква е ролята на Corporate Travel партньора?

Професионалният Corporate Travel партньор не може да предотврати всяка извънредна ситуация.

Но може значително да подобри начина, по който организацията реагира.

Неговата роля не се изчерпва с резервации.

Тя включва наблюдение на промените в пътуването, съдействие при промяна на маршрути, координация между различните доставчици, предоставяне на актуална информация и подпомагане на компанията при вземане на решения в динамична среда.

Когато тези процеси са предварително организирани, бизнесът печели не просто по-добра логистика, а по-висока устойчивост.

Типична управленска грешка

Много компании започват да изграждат процедури едва след като вече са преживели сериозен инцидент.

Това е естествена човешка реакция.

Но не е ефективен управленски подход.

Организациите с добре изградена система за управление на риска не чакат кризата, за да определят отговорности.

Те създават процесите предварително.

Точно това отличава реактивното управление от стратегическото управление.

Заключение

Duty of Care не гарантира, че по време на командировка няма да възникне извънредна ситуация.

То гарантира нещо много по-важно.

Че организацията няма да бъде изненадана от нея.

В свят, в който бизнес пътуванията стават все по-сложни, безопасността на служителите вече не е въпрос единствено на човешка грижа.

Тя е въпрос на корпоративна устойчивост, добро управление и способност за вземане на решения под натиск.

Именно затова компаниите, които разглеждат Duty of Care като част от своята стратегия за управление на риска, не инвестират просто в по-сигурни командировки.

Те инвестират в устойчивостта на своя бизнес.